Hat man in Winword ein Dokument, das auf dieser Vorlage basiert geöffnet, kann man im Formatvorlagefeld (ganz links in der Format- Symbolleiste) eine Auswahl von Formatierungen vorfinden, z.B. für die Überschriftenebenen, Zitate oder Abstracts. Nun können Sie mit der Bearbeitung des Dokumentes beginnen.
Durch das Verbinden mit einer Dokumentenvorlage werden Überschriften, Bildunterschriften, Textkörper usw. nach den Formatvorlagen der ausgewählten Dokumentvorlage formatiert, falls Formatvorlagen mit dem gleichen Namen existieren und sie den jeweiligen Absätzen zugewiesen wurden. Der beste Weg um sicher zugehen, daß dies geschieht, ist der folgende:
Die Anweisungen in den eckigen Klammern [Titel], [Autor], Nummer des Arbeitspapieres [Nr.] und [Erscheinungsjahr] sollen durch den von Ihnen vorgesehenen Text ersetzt und gelöscht werden(z.B. durch BEARBEITEN \ Ersetzen; die eckigen Klammern befinden sich auf den Tasten 8 und 9 und werden durch gleichzeitiges Drücken der Taste Alt Gr eingesetzt. Die Nummer des Arbeitspapieres wird im Direktorat vergeben. Sie können Sie dort erfragen.
Folgende Formatvorlagen sind schon zugewiesen und
sollten nicht gelöscht, oder anders zugewiesen werden.
| Name der Formatvorlage | Erläuterung |
| Titelblatt Serie | Bezeichnung der Serie und Nummer der Ausgabe |
| Titelblatt Grafik | Logo des MZES |
| Titelblatt ISSN | Feld der ISSN- Nr. im Titelblatt |
| Titelblatt Name/ Author cover sheet | Vorname Nachname des Autors, bei mehreren Autoren kann pro Name eine neue Zeile verwendet werden. Wenn der Platz nicht ausreicht, können mehrere Autorennamen in eine Zeile geschrieben werden. |
| Titelblatt Titel | Titel des Arbeitsberichtes |
b.) Seite 2
Wie schon im Titelblatt sollen auch hier die Angaben in den eckigen Klammern ([Autoren] und [Titel] )durch Ihre Angaben entsprechend ersetzt werden.
Die verwendeten Vorlagen sind:
| Name der Formatvorlage | Erläuterung |
| Titelblatt Name/ Author cover sheet | Name des Autors, bzw. Namen der Autoren, pro Autor eine Zeile verwenden. |
| Titelblatt Titel | Titel des Arbeitsberichtes |
c.) Seite 3
Auf Seite 3 müssen die Angaben in den eckigen Klammern im Impressum ersetzt werden. In Anlehnung an die CIP-Aufnahme erscheint in der ersten Zeile nur der erste Autor [1. Autor] im Format Nachname, Vorname. In der nächsten Zeile steht der [Hauptsachtitel] (Titel bis zum ersten Punkt, Doppelpunkt oder Absatzmarke). WeitereTeile des Titels werden ggf. in den [Zusatztitel] eingetragen. Nach weiteren Leerzeichen, Schrägstrich, Leerzeichen folgen die Namen aller [Autoren] (mit vorangestellten Vornamen). Außerdem muß noch das [Erscheinungsjahr] und die Nummer des Arbeitspapiers [Nr.] eingetragen werden.
Als Vorlage werden auf dieser Seite verwendet:
| Name der Formatvorlage | Erläuterung |
| Absatz Überschrift | Überschrift zur Redaktionellen Notiz |
| Impressum/ Imprint | Angaben in eckigen Klammern ersetzen |
| Info | Info zu Preis, Layout, Ort; |
d.) Seite 4 (Zusammenfassung)
Hier gibt es nichts zu ersetzen, aber die zugewiesenen
Formatierungen zu beachten.
| Name der Formatvorlage | Erläuterung |
| Absatz Überschrift | Überschrift zur Zusammenfassung; |
| Abstract | Abstract des Arbeitspapiers, Absatz nach Zusammenfassung |
e.) Seite 5 (Inhaltsverzeichnis)
Das Inhaltsverzeichnis kann am Ende der Arbeit im Menü über "Einfügen" Index und Verzeichnisse, INHALTSVERZEICHNIS, " Von Vorlage " und "OK " ohne Probleme eingefügt werden.
Natürlich ist ein früheres Einfügen
und Aktualisieren, bei Veränderungen, auf diesem Weg möglich.
Setzen Sie hierzu die Einfügemarke in das Inhaltsverzeichnis und wiederholen
Sie den oben beschriebenen Vorgang. Ihr Inhaltsverzeichnis ist dadurch
immer auf einem aktuellen Stand. Es sollte maximal die ersten 3 Überschriftsebenen
beinhalten ( unter Index und Verzeichnis, Inhaltsverzeichnis
" Ebenen anzeigen " drei angeben) und nicht kursiv sein. Als
weitere Option besteht die Möglichkeit die Formatvorlage "Verzeichnis
1 " Fett zu definieren.
| Name der Formatvorlage | Erläuterung |
| Titel Inh.Vz./ Title Content | |
| Verzeichnis 1 | Inhaltsverzeichnis, aus Überschrift der Ebene 1 |
| Verzeichnis 2 | Inhaltsverzeichnis, aus Überschrift der Ebene 2 |
| Verzeichnis 3 | Inhaltsverzeichnis, aus Überschrift der Ebene 3 |
Wichtig ist bei der Verwendung der Dokumentenvorlage, daß keine Abschnittswechsel gelöscht werden, da sich sonst die Formatierung im Titelblatt, Seitenummerierung und Kopfzeilen verloren gehen.
Die tatsächliche Nummer des Arbeitspapiers eintragen.
b) Fußnoten
Fußnoten werden wie üblich erstellt. Im Fußnotenbereich muß zwischen dem Fußnotenzeichen und dem Text ein Tabulator eingefügt werden. Besteht die Fußnote aus mehreren Absätzen, so muß vor jedem Absatz ein Tabulatorzeichen eingegeben werden.
Weitere Formatvorlagen für den eigentlichen
Text:
| Name der Formatvorlage | Erläuterung |
| Absatz Überschrift | Überschrift des Literaturverzeichnisses, oder sonstige Überschriften über Absätzen die keine Kapitelüberschriften sind |
| Abbildungstitel | Abbildungsbeschriftung |
| Anhangtitel | Für"Anhang" bzw. "Appendix" |
| Anmerkung nach Tabelle/ table note | Nur Anmerkungen ohne nachfolgende Quellenangabe |
| Anmerkung nach Tabelle- vor Quelle/ table note before source | Für Anmerkungen
denen eine Quellenangabe folgt
|
| Auflistung mit
Punkten/ list with bullet
|
|
| Auflistung mit Punkten Endabsatz/ list with bullet- last paragraph |
|
| Fußnotentext | Zwischen Fußnotenzeichen und Text ein Tabulatorzeichen einfügen |
| Fußnotenzeichen | |
| Fußzeile | Enthält Seitennumerierung |
| Kopfzeile | Festgelegte Kopfzeile Siehe unter 3.2 a.) |
| Literaturverzeichnis/ literature | |
| Quelle/ source | Quellenangabe zu Tabelle und Grafik |
| Quelle nach Anm./ source after table note | Formatierung
der Quellenangabe, wenn ihr
eine Anmerkung vorausgeht |
| Seitenzahl | In der Fußzeile festgelegt |
| Standard | Absatzformatierung für Fließtext |
| Standard mit Einzug | Absatzformatierung
für Fließtext, falls
Einzug erwünscht wird |
| Standard ohne Nachabstand | Für einen Absatz, der vor einer Kapitelüberschrift steht |
| Tabellentitel/ table title | |
| Überschrift 1/2/3/4/5 | Verschiedene Überschriftenebenen.
Die Überschriften sollten nummeriert werden. z. B.:
1 Überschrift Ebene 1 1.1 Überschrift Ebene 2 usw. |
| Überschrift 3 alleine | Wenn Überschrift 3 nicht unmittelbar unterhalb von Überschrift 2 steht |
| Zitat/ quotation | Für ein Zitat, das aus einem Absatz besteht |
| Zitat ohne Nachabstand/ quotation + 0 pt | Wenn das Zitat mehrere Absätze umfaßt, oder wenn nach dem Zitat unmittelbar eine Überschrift folgt |